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Título

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Coordenador de Reuniões de Equipe

Descrição

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Estamos à procura de um Coordenador de Reuniões de Equipe altamente organizado e proativo para garantir que todas as reuniões internas da equipe ocorram de forma eficiente, produtiva e dentro dos prazos estabelecidos. Este profissional será responsável por planejar, agendar, facilitar e acompanhar reuniões regulares e extraordinárias, assegurando que todos os participantes estejam preparados e que os objetivos das reuniões sejam alcançados. O Coordenador de Reuniões de Equipe atuará como elo de comunicação entre diferentes departamentos, promovendo a colaboração e a troca de informações. Ele também será responsável por registrar atas, acompanhar tarefas atribuídas e garantir que os resultados das reuniões sejam implementados de forma eficaz. Este papel exige habilidades excepcionais de comunicação, organização e gestão de tempo, além de um forte senso de responsabilidade e atenção aos detalhes. O candidato ideal terá experiência prévia em ambientes corporativos, conhecimento em ferramentas de videoconferência e colaboração online, e será capaz de lidar com múltiplas prioridades simultaneamente. A capacidade de manter a confidencialidade e de lidar com informações sensíveis também é essencial. Além disso, o Coordenador de Reuniões de Equipe deverá ser capaz de identificar oportunidades de melhoria nos processos de reunião, sugerindo e implementando boas práticas para aumentar a produtividade e o engajamento dos participantes. Este profissional desempenhará um papel fundamental na criação de uma cultura organizacional baseada na comunicação clara, na responsabilidade compartilhada e na eficiência operacional. Se você é uma pessoa organizada, comunicativa e comprometida com a excelência na gestão de reuniões, esta pode ser a oportunidade ideal para você.

Responsabilidades

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  • Agendar e coordenar reuniões regulares e extraordinárias da equipe
  • Preparar e distribuir agendas com antecedência
  • Garantir a presença dos participantes necessários
  • Facilitar reuniões para manter o foco e o tempo
  • Registrar atas e decisões tomadas
  • Acompanhar tarefas atribuídas durante as reuniões
  • Gerenciar ferramentas de videoconferência e colaboração
  • Assegurar que os objetivos das reuniões sejam cumpridos
  • Promover a comunicação entre departamentos
  • Sugerir melhorias nos processos de reunião
  • Manter registros organizados e acessíveis
  • Garantir a confidencialidade das informações discutidas

Requisitos

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  • Experiência prévia em coordenação de reuniões ou funções administrativas
  • Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
  • Capacidade de organização e gestão de tempo
  • Conhecimento em ferramentas como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet
  • Habilidade para lidar com múltiplas tarefas simultaneamente
  • Atenção aos detalhes e precisão na documentação
  • Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe
  • Conhecimento básico de metodologias de produtividade
  • Facilidade para lidar com diferentes perfis profissionais
  • Comprometimento com prazos e resultados
  • Discrição e ética profissional
  • Ensino superior completo ou em andamento em Administração, Comunicação ou áreas afins

Perguntas potenciais de entrevista

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  • Você possui experiência em coordenação de reuniões de equipe?
  • Quais ferramentas de videoconferência você já utilizou?
  • Como você garante que uma reunião seja produtiva?
  • Você já teve que lidar com conflitos durante uma reunião? Como agiu?
  • Como você organiza e acompanha as tarefas atribuídas nas reuniões?
  • Você tem experiência em redigir atas e relatórios?
  • Como lida com mudanças de última hora na agenda?
  • Você já sugeriu melhorias em processos de reunião? Quais?
  • Como garante a confidencialidade das informações discutidas?
  • Está confortável em lidar com diferentes departamentos e perfis profissionais?